Die korrekte Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist eine der häufigsten Fehlerquellen im Mietverhältnis. Für Vermieter ist es entscheidend, die Vorauszahlung der Mieter so zu kalkulieren, dass sie wirtschaftlich angemessen ist und zugleich potenzielle Mieter nicht durch überhöhte Beträge abgeschreckt werden. Die Berechnung muss dabei dem Gebot der Wirtschaftlichkeit nach § 560 Abs. 4 BGB entsprechen.
Die Grundlage für die Festsetzung der neuen Vorauszahlungshöhe sind die tatsächlichen Gesamtkosten der letzten Abrechnungsperiode. Die Formel zur Berechnung der neuen monatlichen Vorauszahlung lautet: Gesamtanteil des Mieters an den Nebenkosten (aus der letzten Abrechnung) geteilt durch 12 Monate. Dabei müssen Vermieter die aktuellen Preissteigerungen (z.B. für Energie) berücksichtigen, um Nachzahlungen zu vermeiden.
Die Umlage der Kosten auf die Mietparteien erfolgt über die im Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssel. Oft werden die Kosten pro Quadratmeter oder pro Person verteilt. Wichtig ist, dass die Kosten für Heizung und Warmwasser in Deutschland zu mindestens 50 %, höchstens aber 70 % nach dem erfassten individuellen Verbrauch abgerechnet werden müssen; die restlichen Kosten werden nach einem Flächen- oder Personenmaßstab verteilt. Dies stellt sicher, dass ein besonders sparsames Verhalten belohnt wird und das Prinzip der Verursachung gilt.
Ein wichtiger Aspekt bei der Abrechnung ist auch die Umsatzsteuer (USt). Bei der Vermietung von Wohnungen (meist ohne USt) müssen alle Nebenkosten mit dem Bruttowert an den Mieter weiterverrechnet werden. Die enthaltene USt darf dabei nicht gesondert ausgewiesen werden. Bei der Vermietung von Gewerberäumen (meist mit USt) hingegen werden die Nettobeträge der Nebenkosten angesetzt und die USt erst auf die Gesamtmiete aufgeschlagen und gesondert ausgewiesen. Die Einhaltung dieser Grundsätze ist essenziell, um steuerliche und rechtliche Fallstricke zu vermeiden und eine transparente Abrechnung zu gewährleisten.