Die Digitalisierung hält auch in der Mietverwaltung Einzug. Professionelle Vermieter streben oft die papierlose Transformation ihrer Mieterakten an. Doch das deutsche Mietrecht, insbesondere das Wohnraummietrecht, stellt digitale Prozesse vor Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Schriftform und die seit 2025 geltende Textform für bestimmte Verträge.
Während einige mietrechtliche Vorgänge mündlich vereinbart werden können, müssen andere die sogenannte Textform einhalten, um wirksam zu sein. Die Textform (§ 126b BGB) verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger (z.B. E-Mail, PDF), in der der Erklärende benannt ist. Sie ist einfacher zu erfüllen als die strengere Schriftform.
Die Schriftform (§ 126 BGB) ist nach wie vor für zentrale Vertragsvereinbarungen in der Wohnraummiete relevant. Sie erfordert die eigenhändige Namensunterschrift des Ausstellers (bei Verträgen beider Vertragspartner) auf dem Schriftstück.
Eine digitale Alternative zur eigenhändigen Unterschrift ist die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Die QES hat die gleiche Rechtswirkung wie die handschriftliche Unterschrift und kann die Schriftform ersetzen. In der Praxis hat die QES jedoch aufgrund des technischen Aufwands und der Kosten bisher keine breite Verbreitung gefunden.
Eine jüngere Gesetzesänderung ist die Regelung in § 556 Abs. 4 BGB zum Belegeinsichtsrecht. Der Vermieter ist nun berechtigt, dem Mieter die Belege zur Nebenkostenabrechnung elektronisch bereitzustellen (z.B. durch Einscannen und Versenden per E-Mail). Der Mieter hat zwar weiterhin das Recht auf Belegeinsicht, aber der Vermieter hat die Option, dies digital zu erfüllen. Dies entlastet Vermieter von der Pflicht, die (oft in Papierform vorliegenden) Originalbelege physisch zur Verfügung zu stellen, und ist ein wichtiger Schritt zur weiteren Digitalisierung mietrechtlicher Prozesse.